کاربرد سند اینویس (Invoice) در حمل‌و‌نقل بین‌المللی

در زمینه بازرگانی و حمل‌ونقل بین‌المللی اسناد و مدارکی وجود دارند که به اسناد حمل معروف هستند. این اسناد مشخصات محموله‌ها و کالاها دربردارند. اسناد حمل مهم‌ترین مدارک در زمان مبادله خارجی کالاها هستند و به منزله شناسنامه کالا محسوب می‌شوند. سند اینویس در حمل و نقل، یکی از مهمترین این اسناد است و آشنایی با آن برای بازارگانان ضرورت دارد.

اهمیت اسناد حمل در حمل‌ونقل بین‌المللی

اسناد حمل حاوی واژگان تخصصی حمل‌ونقل و اطلاعات محموله‌ها هستند و به همین دلیل وجود آنها برای حمل‌ونقل بین‌المللی ضروری است. در واقع خریدار یک محموله بعد از انجام تعهدات مالی و تسویه حساب با بانک یا فروشنده، فقط از طریق این اسناد می‌تواند کالای خود را از گمرک ترخیص کند. بارنامه، راه‌نامه، اینویس و گواهی مبدا از جمله اسناد تجاری در حمل‌ونقل بین‌المللی به شمار می‌آیند.

طبقه‌بندی اسناد حمل

به طور کلی اسناد حمل به دو گروه از اسناد تقسیم می‌شوند که گروه اول، اسناد متعارف یا متداول (Conventional) و گروه دوم، اسناد خاص (Special) نام دارد. فهرست سندهای هر گروه عبارت است از:

اسناد حمل متعارف

بارنامه (Bill of Lading-B/L)
پروفورما اینویس یا ﭘﻴﺶﻓﺎﻛﺘﻮﺭ (Proforma Invoice)
اینویس یا فاکتور (Commercial Invoice)
گواهی مبدا (Certificate of Origin)
پکینگ‌لیست یا لیست بسته‌بندی یا عدل‌بندی (Packing List)
پکینگ‌لیست ریز (detail packing list)
گواهی آزمایش یا بازرسی (Test report or Inspection Certificate)
بیمه‌نامه (Insurance Policy)
ﮔﻮﺍﻫﻲ ﻧﺎﻣﻪ ﺻﺎﺩﺭﺍﺕ

اسناد حمل خاص

سیاهه گواهی شده (Certified Invoice)
سیاهه تایید شده (Legalized)
گواهی وزن (Weight Certificate)
سیاهه کنسولی (Consular Invoice)
گواهی آنالیز سازنده کالا (Manufacturer Analysis Certificate)
گواهی لیست سیاه (Black List Certificate)
گواهی بهداشت و سلامت (Health Veterinary & Sanitary Certificate)
گواهی ضد عفونی (Fumigation Certificate)
گواهی بازرسی کالا در مبدا

اینویس چیست؟

اینویس، سیاهه خرید یا فاکتور (Commercial Invoice) نوعی سند تجاری و صورت‌حساب مهم در تشریفات گمرکی است. هر کالایی که از خارج از کشور تهیه می‌شود دارای صورت‌حساب اینویس است که ارزش کالای خریداری شده و میزان آن را نشان می‌دهد.

بر اساس قوانین بین‌المللی حمل‌ونقل کالا، این سند باید طی تشریفات گمرکی توسط فروشنده یا صادرکننده کالا تهیه شود و به نام خریدار زده شود. فروشنده پس از تنظیم صورت‌حساب اینویس باید آن را به امضا و تایید شخص مسئول این امر در شرکت خود برساند و سپس اینویس را برای گمرک ارسال کند. از سوی دیگر خریدار کالا نیز باید سند اینویس را در هنگام ترخیص کالا از گمرک کشور مقصد برای بررسی و تایید ارائه دهد.

اطلاعات مورد نیاز در اینویس

سند اینویس یک قالب و ساختار از پیش تعیین‌شده ندارد و هر فروشنده می‌تواند به سلیقه خود، قالب آن را معین کند. با این وجود برای اینویس اطلاعاتی ضروری وجود دارد که باید در هر سند اینویس وجود داشته باشد. همچنین این اطلاعات باید بر روی کاغذی مارک‌دار و همراه با تاریخ صدور نوشته شود. اطلاعات ضروری مورد نیاز در هر اینویس عبارتند از:

تاریخ اینویس یا تاریخ سیاهه تجاری ((Invoice Date
شماره اینویس، شماره مسلسل، یا شماره تشخیص ((Invoice No
اطلاعات فرستنده، صادرکننده یا فروشنده Shipper (seller) Information))؛ نام کامل شرکت، آدرس پستی و تلفن فروشنده یا صادرکننده
اطلاعات گیرنده یا خریدار Consignee (Buyer) Information))؛ نام کامل شرکتی که محموله را خریداری کرده است به همراه آدرس پستی و تلفن
کد تعرفه گمرکی (HS Code) برای رعایت اصول تجارت بین‌المللی در اینویس ذکر می‌شود
قیمت کل کالا (Total price (Currency)
قیمت واحد کالا Unit Price (Currency))
تعداد کالا (Quantity)
شرح مشخصات کالا Description)) به صورت واضح و دقیق
ردیف کالا یا خدمات (No)

انواع اینویس در حمل و نقل

علاوه اینویس به شکلی که توضیح داده شد، گاهی خریدار کالا اطلاعات دیگری را نیز در اینویس ذکر می‌کند که بر اساس آن سه نوع دیگر اینویس نیز به وجود می‌آید. در ادامه اطلاعات این سه نوع را با هم مرور می‌کنیم.

سیاهه یا اینویس گواهی شده (Cerified Invoice)

فروشندگان در این نوع از اینویس باید کالای صادرشده را که مطابق قرارداد است و از جانب کشور، ممنوعیتی ندارد، تایید کنند. به طور معمول این نوع از اینویس باید به تایید و امضای اتاق بازرگانی محل یا یک مقام مسئول برسد.

سیاهه یا اینویس تائید شده (Legalised Invoice)

در این نوع از اینویس فروشندگان باید علاوه بر دریافت تایید و امضای اتاق بازرگانی منطقه خود، تایید و امضای سفارت یا کنسولگری کشور خریدار ررا هم دریافت کنند. این نوع از اینویس عموما به درخواست خریداران بعضی کشورهای خاورمیانه تهیه و تنظیم می‌شود.

سیاهه یا اینویس کنسولی (Cosular Invoice)

اینویس کنسولی یک نوع فرم چاپی است که باید توسط سفارتخانه‌های کشور فروشنده تکمیل و مهر شود و هزینه‌های آن را فروشنده تقبل می‌کند. اینویس کنسولی به درخواست برخی خریداران کشورهایی مانند کشورهای آمریکای جنوبی تهیه و تنظیم می‌شود.

تفاوت پروفورما اینویس با اینویس در حمل و نقل

برخلاف اینویس که سندی رسمی است، پروفورما اینویس جنبه رسمی ندارد. در واقع شرایط قید شده در پروفورما اینویس قابل تغییر هستند. البته پس از تایید شرایط، دو طرف خریدار و فروشنده، یا صادرکننده و واردکننده، موظف به رعایت مفاد این سند می‌شوند.

پروفورما اینویس را معمولا پس از دریافت لیست قیمت‌ها تنظیم می‌کنند. یعنی خریدار از شخص صادرکننده استعلام قیمت می‌کند و پس از بررسی قیمت‌ها سند اینویس تهیه و تنظیم می‌شود.

اطلاعات مورد نیاز در پروفورما اینویس

اطلاعات موجود در پروفورما اینوویس برای ثبت سفارش کالا ضرورت دارند. اطلاعات موجود در این سند تجاری عبارتند از:

شماره و تاریخ پروفورما
مدت اعتبار پروفورما
مشخصات کامل کالا به صورت واضح و دقیق
وزن، تعداد و ابعاد محصول با ذکر واحد اندازه گیری
قیمت واحد کالا
کد تعرفه گمرکی (HS Code)
اطلاعات کامل فروشنده یا فرستنده کالا
اطلاعات کامل خریدار یا گیرنده کالا
تعیین شرایط حمل‌ونقل و تحویل کالا بر اساس اصطلاحات بین المللی بازرگانی
تعیین وسیله حمل و مشخصات بسته‌بندی کالا و محموله
تعیین شرایط پرداخت
مشخصات مبدا
مشخصات مقصد نهایی کالا

تفاوت پکینک‌لیست با اینویس در حمل و نقل

اینویس را می‌توانیم یک سند کلی بدانیم که بر اطلاعات اساسی یک فرایند صادرکردن کالا از یک نقطه به نقطه‌ای دیگر و از جانب یک شرکت یا شخص به شرکت یا شخصی دیگر تمرکز دارد. برخلاف اینویس، سند تجاری پکینگ‌لیست یا عدل‌نامه (packing list) بیشتر بر روی اطلاعات محموله در حال ارسال تمرکز دارد.

در سیاهه عدل‌بندی یا پکینگ‌لیست یا عدل‌نامه تمامی اطلاعات محصول مانند نوع، تعداد، ابعاد، وزن خالص و ناخالص در سندی درج می‌شود. اینویس و عدل‌نامه را دو مورد از مهم‌ترین اسناد حمل‌ونقل در طی انجام تشریفات گمرکی می‌دانند.

اطلاعات مورد نیاز در پکینگ‌لیست

تقریبا بیش از نیمی از اطلاعات مندرج در پکینگ‌لیست با اطلاعات مندرج در اینویس یکسان هستند. مابقی اطلاعات را اطلاعات دقیق محصول و بسته‌بندی تشکیل می دهد.

اطلاعات مشترک پکینگ‌لیست با اینویس

اطلاعات فرستنده یا فروشنده
اطلاعات گیرنده یا خریدار
تاریخ
شماره
ردیف کالا
شرح مشخصی از کالا

اطلاعات نامشترک پکینگ‌لیست با اینویس

اطلاعات مربوط به بسته‌بندی: در یکی از ستون‌های سند پکینگ‌لیست، تعداد بسته‌ها به همراه نوع بسته‌بندی مانند کارتن، جعبه چوبی، جعبه فلزی و پلت ثبت می‌شود. در تنظیم سند پکینگ‌لیست نیازی نیست تعداد محصول فروخته شده را درج کنیم. زیرا تعداد محصول در سند اینویس درج شده است.
اطلاعات مربوط به ابعاد بسته‌ها: ابعاد بسته‌ها از جمله طول، عرض و ارتفاع آنها.
اطلاعات مربوط به وزن خالص هر بسته: وزن کالا پیش از بسته‌بندی.
اطلاعات مربوط به وزن ناخالص هر بسته: وزن کالا پس از بسته‌بندی.

تفاوت گواهی مبدا با اینویس در حمل و نقل

گواهی مبدا (Certificate Of Origin) هم مانند اینویس باید توسط فروشنده یا فرستنده تنظیم شود. تفاوت اساسی گواهی مبدا با اینویس در حمل و نقل در این است که این سند توسط اتاق بازرگانی محلی در هر کشور به صورت فرم چاپی یا الکترونیکی صادر می‌شود و به امضای صادرکننده می‌رسد.

گواهی مبدا نشان‌دهنده آن است که کالا در یک کشور خاص، تولید، بازتولید یا پردازش شده است و مانند ضمانتی برای محصول است. در گواهی مبدا نیز اطلاعاتی چون تاریخ، مشخصات کامل فرستنده و گیرنده، نام کشور سازنده، نوع وسیله حمل محموله اعم از هوایی، دریایی یا زمینی و شرح کالا اعم از برند، مدل، تعداد، وزن و کد تعرفه گمرکی ثبت می‌شود.

سخن پایانی

بدون آگاهی از چند و چون اسناد تجاری در حمل‌ونقل بین‌المللی انجام هیچگونه عمل بازرگانی و صادرات و واردات ممکن نیست. اسناد تجاری حمل‌ونقل از جمله اینویس در حمل و نقل از اهمیت بالایی برخوردارند و برای انجام تشریفات گمرکی و ترخیص کالا اسنادی ضروری به شمار می‌روند. آشنایی با اسناد تجارت بین‌الملل و شیوه تهیه و تنظیم آنها به بازرگانان کمک می‌کند بتوانند عملیات تجاری خود را در زمان معین و با کمترین اتلاف وقت انجام دهند.

اگر علاقمند هستید درباره اسناد و قوانین حمل‌ونقل بین‌المللی بیشتر بیاموزید یا برای واردات و صادرات کالا از وجود مشاوران آگاه و با تجریه بهره‌مند شوید، پیشنهاد می‌کنیم با مشاوران شرکت حمل‌ونقل بین‌المللی دنیا رهنورد در ارتباط باشید. شرکت حمل‌ونقل دنیا رهنورد با بیش از دو دهه تجربه، یکی از مراجع تخصصی در زمینه حمل‌ونقل بین‌المللی کالا از راه‌های زمینی، هوایی، حمل و نقل دریایی است.

جهت مطالعه (برترین روغن موتور های جهان) اینجا کلیک نمائید.

جهت مطالعه (بهترین روغن موتور پژو ۲۰۶ ) اینجا کلیک کنید.

کاربرد مهم سند اینویس در حمل‌و‌نقل بین‌المللی